Da Lars gik fra tunge manuelle processer til effektiv automatisering

Historien om Lars: Fra tunge manuelle processer til effektiv automatisering

Lars (fiktiv person) driver en lille virksomhed, der sælger håndlavede produkter online. Tidligere var Lars's hverdag fyldt med manuelle processer, som stjal tid fra det, han egentlig gerne ville fokusere på – at udvikle nye produkter og vækste sin forretning.

Her var bøvlet før automatiseringen

Lars brugte flere timer hver uge på at bogføre sine transaktioner manuelt. Når en kunde betalte via hans webshop, skulle Lars logge ind i både sit bank- og bogføringssystem for at matche betalingerne med salget.

Hver måned var det en kamp at få fakturaerne sendt ud til tiden, og han skulle manuelt oprette betalinger i banken for at betale sine leverandører. Lønudbetalinger krævede, at han manuelt indtastede data fra sit lønsystem til bogføringssystemet, hvilket ofte førte til fejl og forsinkelser.

Desuden skulle han hver måned afstemme sine bankkonti og sørge for, at alle transaktioner var korrekt bogført og registreret, hvilket tog en stor del af hans tid.

Så nem kan din hverdag blive med automatisering

Efter at have besluttet at automatisere sit bogholderi, har Lars' hverdag ændret sig markant. Nu indlæses banktransaktioner automatisk i bogføringssystemet, hvor de matches med indlæste bilag. Systemet foreslår, hvordan transaktionerne skal bogføres, og Lars skal blot godkende de foreslåede poster.

Når Lars modtager betalinger fra sin webshop, bliver de automatisk bogført i hans regnskab. Samtidig er hans webshop integreret med bogføringssystemet, så alle salg registreres i realtid uden at Lars behøver at røre en finger.

Lars's lønudbetalinger er også blevet automatiserede. Data fra lønsystemet overføres automatisk til bogføringssystemet, og lønnen bogføres korrekt uden manuel indgriben. De automatiske betalingsfiler, som systemet genererer, gør det nemt for Lars at overføre penge til sine leverandører og ansatte direkte fra banken, uden risiko for fejl.

Fakturering er også blevet langt mere effektivt. Lars har opsat automatiske workflows, der sikrer, at fakturaer sendes ud til tiden, og systemet sender automatisk påmindelser til kunder, hvis betalinger er forsinkede.

Bankafstemning, som tidligere var en af de mest tidskrævende opgaver, sker nu automatisk. Systemet sammenligner banktransaktioner med regnskabet og fremhæver eventuelle uoverensstemmelser, som Lars hurtigt kan rette.

Hvor mange timer fik han frigivet?

Med automatiseringen har Lars fået frigivet mange timer hver uge, som han nu kan bruge på at udvikle nye produkter og ekspandere sin virksomhed. De fejl, der tidligere opstod på grund af manuelle processer, er stort set elimineret, og Lars føler sig langt mere tryg ved, at hans regnskaber altid er opdaterede og korrekte.

Øvrige mulige automatiseringer

Hvis du, som Lars, overvejer at automatisere dit bogholderi, er der endnu flere områder, du kan kigge på:

  • Ordrebehandling: Hele processen fra modtagelse af en ordre til levering kan automatiseres. Dette inkluderer fakturering, opdatering af lagerstatus, og ordreopfølgning.
  • Automatisk indsamling og organisering af kvitteringer og andre udgiftsbilag: Scanning og kategorisering af kvitteringer kan også automatiseres.
  • Kunde- og Leverandørstyring: Automatisering kan håndtere oprettelse og opdatering af kundedata, betalingsbetingelser, og påmindelser om forfaldne betalinger.
  • Lagerstyring: For virksomheder med fysiske produkter kan lagerstyring integreres med regnskabet, således at lagerbeholdningen automatisk opdateres ved salg eller modtagelse af varer.
  • Automatisk rapportering og budgettering: Få automatiserede rapporter og budgetopfølgninger, der giver dig et klart billede af din økonomi.
  • Automatisk skatteberegning og -indberetning: Automatiser indsamling og beregning af skatteoplysninger samt indsendelse af rapporter til myndighederne.

Vil du også opleve den skønneste følelse af lethed?

Omtrent 80% af bogholderiets daglige opgaver i små og mellemstore virksomheder automatiseres med de rette værktøjer og systemer. Dette inkluderer især rutineopgaver som fakturering, lønbehandling og rapportering, som udgør en stor del af den daglige arbejdsbyrde i bogholderiet.

Ved at implementere automatisering kan dig og din virksomhed ikke blot spare tid, men også forbedre nøjagtigheden, samtidig med at det reducerer de manuelle fejl og omkostninger forbundet med regnskabsstyringen.

Automatisering er absolut værd at overveje, så vær nysgerrig på, hvordan du kan integrere dem i din virksomheds daglige drift og få mere luft i din hverdag. Og så er det bare den skønneste følelse af lethed, når du de første gange oplever, at de tunge processer er blevet så meget nemmere:-)  

Sådan kommer du bedst i gang

Hvis du overvejer at automatisere dit bogholderi, anbefales det at starte med de områder, der tager mest tid, eller hvor der er størst risiko for fejl.

Overvej at få hjælp fra enten din revisor eller en med erfaring i automatisering, som kan guide dig igennem processen og sikre, at systemerne er opsat korrekt. På den måde kan du få mest muligt ud af automatiseringen og undgå faldgruber.

Automatisering er ikke kun for de store virksomheder – selv små virksomheder som Lars's kan drage stor fordel af det. Tag det første skridt mod en mere effektiv og stressfri hverdag i dag.

Jeg kan hjælpe dig med sparring om automatiseringsmuligheder i din virksomhed, så du nemt kommer igang de rette steder og ikke bliver total overvældet af it og teknologi undervejs. Book dit sparringsmøde her: https://lifeandbusiness.dk/services/161